Site yönetiminin şeffaf olması & Kurumsal hafıza oluşturulması

Neveser’de yönetim sorunu olmadığını söyleyebilir miyiz?

Sorunlarımızın bir bölümünde müteahhidin hazırladığı Yönetim Planının kopyala- yapıştır anlayışı ile Neveser ihtiyaçları dışında hazırlandığı kolayca anlaşılan bir metinden kaynaklanmaktadır. Bu nedenle de başlatılmış yasal süreçler devam ediyor. Yönetim Planına rağmen; yönetimlerin

 duyarlı ve adil olmayı benimsemeleri ile birçok sorun asgariye çekilebilecekken, her geçen gün memnuniyetsizlik ve açılan dava sayısı artmaya devam ediyor.

Site oturanlarının bütününü aynı oranda mutlu etmek mümkündür diyemeyiz. Ancak çoğunluğu mutlu etmenin ve onaylarını almanın çok da zor olmadığını söyleyebiliriz. Bunu başarmak için aşağıdaki düşünceler sıralanabilir:

-Her şeyden önce insana değer verilmelidir. Neveser sakinleri yönetim nazarında muhatap olarak kabul görmelidir.

-Yönetim/ yönetici demek hizmet veren olarak algılanmalıdır.

-Karşılıklı saygıyı tesis etmek önce yöneticilerimizin sorumluluğundadır.

-Yönetim ve Denetim Kurullarında yer alan komşularımız eleştiriye açık olmalıdır.

-Eleştiri geldi diye kızmak ve cevap vermemenin sorunları çözmediğini yaşayarak görüyoruz.

-Yönetim ve Denetim kurullarında yer alan komşularımız eleştirilere / sorulara cevap vermekten imtina edebilirler mi?

-Her soruya ayrı ayrı cevap vermenin zorluğunu aşmak üzere site internet sayfasında “Sıkça Sorulan Sorular” ve “Bilgilendirme “ başlıkları altındaki bölümlerde gerekli bilgileri vermenin ne gibi sakıncası olabilir?

-Hiç bilgi vermemek ve gizlilik içinde işler yapıyor izlenimi uyandırmak istismar kapısını aralar. Sorulara hiç cevap vermemek kabul edilebilir mi?

-Sorulara muhatap olmadan ön alabilmek ve zamanında bilgilendirme yapmak bir çözüm olamaz mı?

-Yönetime gelenlerin şeffaflıktan ve hesap vermekten korkulduğu izlenimi uyandırılıyor.

-Yönetime yazılı olarak gönderdiğimiz bilgi taleplerine hiç cevap alamayanlar ne yapmalı?

-Yazılı bilgi talebi gönderildiğinde cevap alamadınız, bir şekilde yüz yüze bilgi talebinizi yönetime tekrarladınız; yine cevap alamadığınızda geriye yasal süreç başlatmaktan başka ne kalıyor?

-Bu durumda yasal süreç başlatanlara yöneticilerin kızma hakkı var mı?

-Şeffaf olmak deyince zor bir konu olduğu düşünülmemelidir. Kurumsal hafızanın ve şeffaf yönetim anlayışının geliştirilmesi amacıyla:

a.Kat Malikleri Kurulu ve diğer toplantı tutanakları ile Denetim Kurulu Raporları başta olmak üzere Yönetim ve Denetim Kurullarının bütün kararları, komisyon çalışmaları, planlanan ve devam etmekte olan projeler, aidat ödemelerine ilişkin çizelgeler, yapılan sözleşmeler vb. Neveser internet sayfasında yer bulmalıdır.

b.Neveser internet sayfasına konulacak bu bilgilere erişimin Kat Malikleri Kurulunun uygun bulacağı yetkilendirmeye uygun olarak düzenlenmesi sağlanmalıdır.  Başlangıç olarak Kat Malikleri Kurulunun yönetime süreli bir görev vermesi ve işleyecek takvime göre uygulamaya başlanması değerlendirilmelidir.

-Yönetici seçerken; “bizim çocuklar” veya “bizden olsun çamurdan olsun” anlayışı doğru mu?

-Liyakatin aranmadığı yönetimlerde sorunlar biter mi?

-A, B, ve C blokl sakinlerinin yönetim ve denetim kurullarında adil bir dağılımla görev almalarının mahzuru var mı?

-Yönetimler değişse bile sistem kalıcı olmalıdır.

-Yaşadıklarımıza bakacak olursak; iki sene süreyle Yapı Yönetim A.Ş.den, bir yıl kadar süre ile Boğaziçi Yönetim A.Ş.den ve şimdi de ISS’den profesyonel yönetim hizmeti alıyoruz.

-Yeni yönetim şirketinin hizmet vermeye başladığı her dönemde aynı sıkıntı ile karşılaşıyoruz. Neveser’de kurumsal hafıza oluşturulması amacıyla;

a.Aidat gelirleri ile şimdiye kadar satın aldığımız iki muhasebe programının kullanılması, kayıtların Neveser’de kalıcı olarak tutulması ve muhasebecinin Neveser’in kadrolu personeli olması,

b.Bunun mümkün olmaması halinde profesyonel yönetim şirketine aylık hak edişlerinin ödenmesi hususunun; her ay dökümlerin kağıt ve elektronik ortamda Neveser Yönetimine teslimi şartına bağlanması değerlendirilmelidir.

-Profesyonel yönetim şirketi değişimi ile Site Müdürleri de değişmektedir. Bu uygulamanın da Neveser’e zarar verdiğini ifade edebiliriz. Ayrılan her Site Müdürü tecrübelerini de beraberinde götürmektedir. Muhasebe elemanı ile Site Müdürünün de Neveser kadrolu personeli olması değerlendirilmelidir.

-Üç yüz elli dört aile ve çok sayıda çalışanın olduğu bir yerde her konuda farklılıkların olması doğal kabul edilmelidir. Farklılıklar olmaz ise anormallik olduğu akla gelmelidir. Farklı dünya görüşleri ve farklı bakış açılarına rağmen huzur içinde bir arada yaşamanın yolu yazılı kuralların konulması ile mümkün olacaktır.  Neveser sakinlerinin çokluğu, geniş arazisi ve tesisleri dikkate alındığında; Neveser’de her ayrıntının yazılı esaslarının (prosedürler, kurallar vb.) olması beklenmektedir. Nitekim ISS’in göreve başlamadan önce yaptığı sunumda bu hususa özellikle vurgu yapılmıştır. Bu konuda doküman hazırlanması için daha önce de yapılan çalışmaların sonuçlandırılması değerlendirilmelidir.

-Profesyonel yönetim hizmeti ve avukatlık hizmeti alınması ve bu iş için kaynak harcanmasına karşılık Yönetim Kurulu Üyelerinin özverili çalıştıkları görülmektedir. Mesai saatlerinde zaten kendi işlerinde çalışmakta olan Yönetim Kurulu Üyelerinin ailelerine ayıracakları zamanı büyük oranda Yönetim Ofisinde geçirdiklerini inkâr edemeyiz. Günün yorgunluğu sonrasında gecenin ilerleyen saatlerine kadar yapılan çalışmanın verimliliği de sorgulanmalıdır. Hizmet alımı yapılan yönetim şirketi ve avukatımızdan daha etkin bir şekilde yararlanılması amacıyla, Yönetim ve Denetim Kurullarının iş yükünü azaltıcı tedbirler geliştirilmelidir. Gerek Hizmet Alımı Sözleşmelerine gerekse Neveser için çalıştırılan personel için ayrıntılı iş tanımları hazırlanmalıdır. Yönetim Kurulu (Kat Malikleri Kurulu kararları ve Site Yönetim Planına uygun olarak) ne yapılacağına karar vermeli, nasıl yapılacağı konusunda yönetim şirketi ve avukatımız teklifler hazırlamalıdır. Yönetim teklifler arasından uygun gördüğünü seçmeli ve işin tamamlanmasını profesyonellere bırakmalıdır.

-Sonucu yasal süreçlere neden olması muhtemel kararlar ve bütçe dışı harcamalar için Yönetim Şirketi ve Site Avukatının uygun görüşlerinin (imzalı) alınması değerlendirilmelidir.