12 Nisan 2010 tarihli Denetim Kurulu Raporu V’den alıntılar

12 Nisan 2010 tarihli Denetim Kurulu Raporu V, EK-F, Md.1.

  ç.İnternet sayfası oluşturulması / şeffaf yönetim anlayışı / bilgilendirme:

    (1)Günlük yaşamda karşılaştığımız sorunların bir bölümünün eksik bilgilendirmeden kaynaklandığını bilinmektedir.

       (2) Yeterli bilgilendirme ve şeffaflığın sağlanması ile gereksiz tereddütlerin ortadan

 kaldırılması mümkün olabilecek, bunun yanında Neveser sakinlerinin yönetime daha fazla katkı/destek vermesi mümkün olabilecektir.

      (3)Aşağıda sıralanan düşünceleri kapsayan ve sonrasında da edinilecek tecrübelerle geliştirilecek bir web sayfasının yarar sağlayacağına inanılmaktadır:

            (a)Yönetim Şirketi tarafından yapılan işlerin (aidat ve diğer gelirlerin, gecikme bedellerinin, yasal takip sonuçlarının, harcamaların tamamına ait bilgilerin e-ortamda arşivlenmesi, gerektiğinde istatistikî bilgilere esas teşkil edecek sorgulamaların yapılmasına uygun programlar hazırlanması vb.) arşivlenmesi,

(b)Yönetim Şirketi ile sözleşme sonlandırıldığında bağımlı kalınmasını önleyici tedbir geliştirilmesi,
(c)Her seviyede (kat malikleri / kiracılar /yönetim / denetim / site Müdürü / muhasip vb.) yetkilendirme (GÖRME/ İŞLEM YAPMA vb.) ve şifre uygulaması yapılarak sorgulama (aidat/gecikme / yasal takipler vb.) mümkün hale getirilmeli,
(d)Site Yönetim Planı ve diğer dokümanlar izlenebilir olmalı,
(e)Malikler, kiracılar, blok yöneticileri için Yönetim /Denetime soru sorma, bilgi talebinde bulunulması ve cevap verilmesi  için soru ve cevap ortamı sağlanmalı,
(f)Sıkça sorulan sorular ve cevapları ayrı bir yerde depolanabilmeli,
(g)Yönetim tarafından TAMAMLANAN / ÜZERİNDE ÇALIŞILAN / PLANLANAN konular önceden duyurulmalı (örneğin Ynt.Krl.nun karar aldığı ve üzerinde çalışması sürdürülen konular zamanında komşularımıza duyurulabildiği taktirde gereksiz tereddütler önlenebilecek ve belki de komşularımızın katkıları sağlanabilecektir),
(h)Örnek vermek gerekirse; çevre ve garaj aydınlatmalarında sorunlar yaşandığı bilinmektedir. Zamanında bilgilendirme yapılması halinde menfi yorumların ortaya çıkması önlenebilecek, komşularımızın katkıları alınabilecektir. Güvenlik/temizlik/ cam balkon /peyzaj/ ilaçlama/ sosyal tesisin işletmeye verilmesi konularındaki çalışmalar bu konularda verilebilecek örnekler arasında gösterilebilir.
(ı)Yönetim tarafından yapılan sözleşmeler web sayfasında komşularımızla paylaşılmalı, komşularımızın katılımına geniş olanak sağlanmalı, olumlu/olumsuz eleştirilere açık olunmalı ve ortak anlayışı yaygınlaştıran şeffaf bir yapı sağlanmalıdır.

(i)Yönetim Kurulu haftada asgari haftada bir toplanmakta (bazı durumlarda daha fazla) ve yapılan çalışmalar yazılı olarak “KARAR DEFTERİ”ne yansıtılmaktadır. Yönetim ve Denetim Kurulu çalışmalarının e-ortamda komşularımızla paylaşılması iletişimi hızlandıracak, geç bilgilendirmenin ortaya çıkarabileceği olumsuzluklar ortadan kaldırılabilecektir.

      (j)Avukatlık büromuzun çalışmaları, yasal süreçlere ilişkin bilgilendirmelere yer verilebilmelidir.
(4)Sonuç olarak; kat malikleri tarafından takip edilebilir, şeffaf, ortak anlayışı geliştiren ve kurumsal hafıza oluşmasına katkı sağlayacak bir web sayfası oluşturulmasına ihtiyaç duyulmaktadır.